La funzione situazione crediti espone una prima tabella in cui vengono evidenziate tante righe quanti sono i clienti (eventualmente ripetute per ciascuna divisa) con un rapporto di factoring in essere. In testata viene esposta la Ragione Sociale del Cedente, il Codice Cedente, l'Utente, il titolo e la data di aggiornamento della tabella (è sempre aggiornata alla sera precedente l'interrogazione). Ogni riga espone quattro colonne:
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La prima colonna “Visualizza” è una colonna di servizio e serve per un ulteriore dettaglio.
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La colonna "Ragione Sociale" indica la ragione sociale del cliente.
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La colonna "Div" indica la divisa in cui è espresso il saldo.
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La colonna "Importo" indica il saldo dei crediti in essere del cliente.
L'ultima riga, nella colonna importo, riporta il saldo dei crediti in essere del Cedente suddivisi divisa per divisa (è la somma dei vari saldi, cliente per cliente). Cliccando sulla prima colonna di un cliente, sulla voce "Visualizza", si ottiene una seconda tabella in cui vengono visualizzati analiticamente tutti i crediti del cliente desiderato. Vengono evidenziate tutte le fatture in essere (anche parzialmente), tutte le fatture già incassate (con saldo a zero), se l'incasso è avvenuto nel mese in corso, o nel mese precedente l'interrogazione. La tabella è formata da dieci colonne. In testata vengono esposti, oltre ai dati della tabella precedente, anche la Ragione Sociale, la Località, il Cap, la Provincia, la divisa di riferimento e la Partita Iva del debitore e il codice dato dalla XXXX. Le nove colonne riportano:
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La colonna "N° Documento" indica il numero del documento (fattura o nota credito).
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La colonna “Vostro Codice” indica il Vostro codice del cliente debitore.
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La colonna "Data Documento" indica la data del documento.
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La colonna "Causale" indica la causale relativa alla riga (incasso, storno, saldo ecc.).
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La colonna "Scadenza/Valuta" indica la scadenza per la fattura, la valuta per l'incasso o per lo storno.
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La colonna "Importo Documento" indica l'importo della fattura (è presente solo per la riga Fattura).
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La colonna "Dare" indica l'importo dare (importo in scadenza) ed il saldo.
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La colonna "Avere" indica l'importo avere (incasso o nota credito).
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La colonna "Approvato" riporta l'importo approvato (può essere pari o inferiore all'importo fattura).
La colonna "N° Documento" è sensibile al mouse, cliccando su di essa, si ottiene un ulteriore dettaglio per il documento voluto. In questo caso si avrà una tabella analitica, che, per il documento in questione, espone oltre ai dati di testata, uguali a quelli della tabella precedente, ed ai dati relativi al documento richiesto (numero fattura, importo originale, importo in essere, data documento, data registrazione, e divisa) ulteriori dieci colonne:
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La colonna "Scadenza" espone la data di scadenza della fattura.
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La colonna "Importo" espone l'importo della scadenza.
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La colonna “Tipo Pagamento” indica la descrizione del tipo di pagamento della fattura.
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La colonna "Importo" espone l'importo in essere approvabile.
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La colonna "Valuta" riporta la valuta del preavviso o dell'incasso o dello storno.
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La colonna "Causale" segnala il tipo di registrazione.
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La colonna “C/C” indica il conto di registrazione della fattura.
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La colonna "Importo" espone l'importo relativo alla causale.
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La colonna "Data" riporta l'eventuale data dell'ultimo sollecito della scadenza.
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La colonna "N°" riporta il numero dei solleciti relativi alla fattura.
Dalla prima tabella (è l’elenco sintetico dei crediti suddivisi cliente per cliente e divisa), cliccando sul bottone “Scarica file di testo”, si ottiene il file “scgxxxxxxxxx.txt”; dove le “x” sono il codice cedente (rilevabile dalla testata della tabella), naturalmente è possibile registrare il file sul proprio Personal Computer con un nome diverso, ad esempio: “sintesi.txt”. La tabella ottenuta conterrà per ogni cliente la Ragione Sociale, la Divisa e il Saldo in essere al momento. I campi sono separati dal carattere “#”, e la prima riga conterrà la descrizione dei campi stessi, e un’ultima riga conterrà i totali suddivisi divisa per divisa.
Dalla seconda tabella (è l'elenco sintetico dei crediti per cliente), cliccando sul bottone "Scarica file di testo", tutti i crediti in essere (anche parzialmente), e tutte le fatture completamente incassate, e con saldo a zero (se l'incasso è avvenuto nel mese in corso o nel mese precedente l'interrogazione), vengono scaricate sul proprio Personal Computer. Nello scarico della tabella il sistema propone un file con il nome: "scxxxxxxxxx.txt"; dove le "x" sono il codice cedente (rilevabile dalla testata della tabella), naturalmente è possibile registrare il file sul proprio Personal Computer con nome diverso, ad esempio: "crediti.txt" o "partitario.txt". La tabella scaricata avrà 9 colonne (sono le stesse presenti in visualizzazione); ogni colonna sarà separata dal carattere "#". La prima riga della tabella sarà una riga di intestazione, le righe di dettaglio sono tante quante sono le registrazioni inerenti un documento (fattura) più una riga di saldo. Il file scaricato potrà essere usato per aggiornare, per esempio, un proprio partitario clienti senza dover ridigitare i dati manualmente.
